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創友樓宇辦公智能管理解決方案

發表時間 :2020-12-18

會議室管理系統方案

一、 會議室管理概述

會議室管理領域,正處在由傳統人工服務向自助式無人化管理全面轉變的過渡階段。在當今各大企事業的會議室中,往往擁有很多大大小小,功能定位各有不同的會議室,分散在不同的樓層,不同的房間。不同的會議室也都相應的配置很多大小型會議設備。在傳統的會議室管理方法下,由于受到管理人員的調動,工作時間,工作太多等等一系列的情況,使得會議室作為一個服務的場所,最終的服務質量,服務時長,大打折扣并不能實現聯網管理。企事業單位員工使用會議室必須由管理人員手工分配,手工登記,對會議室的使用時間,使用狀況也依賴手工完成。

全新的會議室管理系統可以與現有的HR系統以及現有的OA系統相互整合,融合到現有的企業管理平臺上,方便管理,信息共通。


二、 產品介紹

1.網絡構架

會議室管理系統是在TCP/IP協議基礎上開發的網絡軟件,構架在企事業現有的網絡平臺上,可完全兼容現有的網絡,無需重新布網線,無需其它硬件支持,對于門禁管理則統一通過485線進行控制管理?;揪W絡構架如下圖所示:

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2.會議室管理流程

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3.會議室預約及管理

3.1 網上預約:員工通過電腦或者手機等設備登錄網上預約端,選擇需預約的會議室,以及需預約的時間段。到了預約生效時間,預約者自動擁有該會議室的使用權限,并可通過員工卡刷會議室門禁進入房間。到了預約失效時間,預約者自動失去會議室使用權限,并會生成記錄。

在預約過程中,哪些會議室需要管理員或者相關的智能部門審核,可以靈活設置,以及需要審核的時段都可以設置。審核結果通過網站或者微信,郵件等方式通知預約人員。

3.2手機/微信預約

員工通過手機/微信直接進行會議室使用情況查詢、會議室預約及預約審核情況,也可對已經預約的會議室進行修改。

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 集成在本單位微信號上                                    查詢和預定會議室

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         預定確認                                             預定成功后的提示信息

3.3 現場預約

員工可以通過現場預約臺預約,通過預約臺對目前待預約,已預約等使用情況一目了然,并按照相應的預約規則和預約反饋及時通知預約者。

3.4預約呈現

會議室預約成功后,員工通過網上、現場預約臺、手機/微信等媒介都可看到會議室的預約情況及與本人相關的會議時間、地點、內容及注意事項。

4.門禁及管理

4.1可對每個會議室門禁系統進行統一管理、統一控制。

4.2對于進入會議室的每個員工自動權限控制,無進入會議室權限的員工,無法打開會議室門禁,有權限進入會議室的員工,自動記錄進入時間,實現會議考勤。

4.3對于走錯會議室的員工,門禁刷卡時自動提醒員工到指定的會議室。

4.4管理員可遠程查看每個會議室門禁的情況,可遠程為員工開門。

門禁預約示意圖:

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5.用戶信息管理及報表

用戶信息第三方同步。通過與第三方系統對接,自動實時更新用戶信息,如OA系統、HR系統對接獲取員工信息、部門信息,員工掛失、補卡信息實時更新。

用戶信息本地維護。用戶信息可本地新建、更新、銷戶等。

刷卡記錄查詢:分別統計出各會議室的所有刷卡人次數、可以根據會議室查詢在某一時間段內該會議室的所有使用人次數的使用記錄。

會議室使用查詢:按時間,用戶,會議室查詢使用明細記錄,統計各個會議室使用統計記錄,統計各個會議室使用率。

會議考勤:每次會議預約、員工等查詢員工各類會議出勤情況和各種考勤的合計匯總。


訪客登記管理系統方案

一、背景與現狀:

隨著集團的快速發展,各種外來人員流動性日益頻繁,在一定程度上增加了安全隱患。當前集團的訪客管理,對來訪人員的真實身份難以識別,登記制度存在安全漏洞,事故發生后難以追責,紙質登記單容易丟失、損壞,同時不宜保存,不便查找,難于追蹤。

二、目標:

新建一個智能訪客管理系統,更加安全可靠地對來訪人員進行管理,保障集團各個部門單位的安全,提高集團的電子化訪客登記水平和形象。為了提高訪客登記的規范性和安全性,系統采用訪客預約登記制度,改變以往總是由來訪者臨時發起登記的局面,改由受訪者主動發起。事先在系統中登記好來訪預約,確定來訪時間、來訪者詳細信息,使得整個流程更加可控、更加安全可靠,發生事故后也方便事后追責。再輔以讀卡認證、攝像監控、實時短信通知等技術,系統能詳實、快速的記錄被訪者、以及來訪者的進出信息,并能提供便捷的多方式查詢,提高工作效率,增強管理水平,提升管理檔次。

三、系統模塊劃分

系統主要架構組成如圖:

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以下為主要模塊功能介紹:

1. 訪客管理系統服務:

l 響應管理系統WEB端以及登記端對來訪預約、身份認證,查詢統計的各種請求。

l 與數據庫系統連接完成數據的存取。

l 與ERP系統連接實現統一身份認證。

l 與閘機門禁對接實現對訪客特定時間內允許開門。

2. 訪客管理系統WEB端:

l 通過電腦、手機、PAD等移動終端,為受訪者提供來訪預約功能。

l 為管理人員提供系統管理及查詢統計功能。

3. 訪客系統登記端

l 安裝在登記處電腦上,提供訪客身份認證及登記的功能。

l 為來訪者發出一張實名信息的臨時出入卡或帶條碼身份信息的登記單。

四、網絡拓撲圖

如圖所示:

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五、訪客登記流程

訪客登記流程圖

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六、功能描述

       為了解決集團內來訪人員身份難識別、紙質登記文本不易保存、管理難以規范的問題,系統引入嚴謹的來訪預約登記規則。每次人員來訪,必須由受訪者通過系統發起來訪預約,由受訪者填寫來訪者的信息資料。來訪者只需在預約時間內前往登記處刷二代身份證就可自動匹配預約信息,通過系統換取臨時卡后自行通過門禁進入。系統充分發揮軟件的優勢,盡可能降低人工的參與度,使得所有的來訪人員登記自動、規范、清晰。記錄周詳,做到有據可查。并且采用實時短信通知、視頻監控記錄等盡可能杜絕了安全漏洞。


微信支付自助文印系統方案

一、市場分析--創業中心

在各種創業孵化基地、一站式辦公中心等地方,入駐的都是一些小型創業公司。如果創業園或者一站式辦公中心能為這些小微企業提供自助的打印設備,他們就不需要花費額外的經費去采購打印設備,而創業基地、辦公中心也會更受歡迎。

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二、自助文印系統的優勢

? 無負擔--無需作為初創公司的固定資產

? 方便--無需排隊,即可隨時進行打印復印

? 業績—創業園可能產生收益

? 無運營人工成本---自助設備不需要專人管理

? 創業園能提供自助文印系統,讓初創公司可以直接拎包入駐辦公,沒有辦公設備的后顧之憂。

三、自助文印系統介紹

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